Die Gesetzesänderung ist nicht mehr ganz neu – aber in der Praxis sorgt sie nach wie vor für viele Fragezeichen: das Nachweisgesetz (NachwG). Besonders, wenn neue Arbeitsverträge aufgesetzt oder bestehende angepasst werden sollen, stehen viele Arbeitgeber unter Druck: Was muss rein? Was darf nicht fehlen? Und welche Fristen gelten?

Aus unserer Beratungspraxis wissen wir: Wer das NachwG nicht ernst nimmt, riskiert nicht nur formale Mängel, sondern auch empfindliche Bußgelder – und im schlimmsten Fall rechtliche Nachteile im Streitfall.


1. Worum geht’s eigentlich beim Nachweisgesetz?

Das NachwG verpflichtet Arbeitgeber dazu, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festzuhalten und den Beschäftigten rechtzeitig auszuhändigen. Ziel: mehr Transparenz und Rechtssicherheit im Arbeitsverhältnis. Seit der Reform im August 2022 sind die Anforderungen deutlich verschärft worden – und damit auch die Pflichten für Arbeitgeber.

Was viele übersehen: Es reicht nicht (mehr), einen Arbeitsvertrag zu haben. Der Gesetzgeber verlangt konkrete Inhalte, klare Formulierungen und feste Fristen.


2. Was muss rein? – Die Pflichtangaben im Überblick

Folgende Punkte müssen im Arbeitsvertrag oder einem separaten Nachweisdokument enthalten sein:

  • Namen und Anschriften beider Parteien
  • Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses
  • Arbeitsort – inkl. Regelung bei mobiler Tätigkeit
  • Tätigkeitsbeschreibung
  • Probezeit (sofern vereinbart)
  • Zusammensetzung, Höhe und Fälligkeit des Arbeitsentgelts – inkl. Zuschläge, Sonderzahlungen etc.
  • Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten – bei Schichtarbeit: System und Rhythmus
  • Urlaubsanspruch
  • Hinweise zum Kündigungsschutzverfahren (Form, Frist zur Klage etc.)
  • Anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Achtung: Es reicht nicht, diese Punkte irgendwie zu regeln. Die Angaben müssen klar verständlich, vollständig und nachweislich kommuniziert sein.


3. Und wie schnell? – Fristen, die Arbeitgeber kennen müssen

Die Nachweispflichten gelten spätestens ab dem ersten Arbeitstag. Je nach Informationsinhalt gibt es gestaffelte Fristen:

  • Bis zum 1. Arbeitstag: u.a. Angaben zu Arbeitszeit und Vergütung
  • Bis zum 7. Kalendertag: u.a. Arbeitsort, Probezeit, Tätigkeitsbeschreibung
  • Spätestens nach einem Monat: der vollständige Nachweis mit allen Pflichtangaben

Wird diese Frist versäumt oder der Nachweis lückenhaft erbracht, droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß (§ 4 NachwG). Und auch arbeitsrechtlich können unvollständige Informationen teuer werden – etwa, wenn Kündigungsschutzfristen nicht korrekt kommuniziert wurden.


4. Ausblick 2025: Was ändert sich?

Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Arbeitgeber den Nachweis auch in Textform (z. B. per E-Mail) übermitteln – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer kann das Dokument speichern und ausdrucken. Zusätzlich muss der Arbeitgeber den Erhalt dokumentieren lassen. Das entlastet viele Unternehmen administrativ – ersetzt aber nicht die Pflicht zur rechtzeitigen, vollständigen und korrekten Information.


5. Unser Rat aus der Praxis

Für Arbeitgeber: Überprüfen Sie Ihre Vertragsmuster! Viele Altverträge genügen den aktuellen Anforderungen nicht mehr. Nutzen Sie die Möglichkeit, neue Verträge rechtssicher und effizient zu gestalten – und vermeiden Sie kostspielige Nachbesserungen im Streitfall.

Für Arbeitnehmer: Sie haben Anspruch auf Klarheit. Falls Sie keinen vollständigen Nachweis erhalten haben, sprechen Sie Ihren Arbeitgeber an. Besonders bei befristeten Verträgen oder Sonderzahlungen lohnt sich ein genauer Blick.